Offene Rechnungen in der Schweiz: vor Jahresende mahnen

Um eine überfällige Rechnung in der Schweiz einzufordern, prüfen Sie zuerst die Fälligkeit und die Zahlungseingänge und senden danach eine schriftliche Mahnung mit einer klaren Frist. Drei Mahnungen sind vor einer Betreibung nicht gesetzlich vorgeschrieben; im Oktober geht es vor allem darum, offene Fragen noch vor den Feiertagen und dem Jahresabschluss zu klären.

Warum sollten KMU offene Rechnungen bereits im Oktober prüfen?

Vor dem Jahresende 2026 lohnt sich eine gezielte Kontrolle der offenen Debitoren. Ein verbuchter Umsatz bedeutet noch nicht, dass das Geld für Löhne, Lieferanten oder Versicherungen tatsächlich verfügbar ist.

Im Oktober bleibt Zeit, eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren, eine interne Freigabe beim Kunden einzuholen oder eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Wer bis Dezember wartet, muss solche Fragen möglicherweise klären, wenn wichtige Kontaktpersonen bereits abwesend sind.

Unterscheiden Sie dabei zwischen offenen und überfälligen Rechnungen. Solange die Zahlungsfrist läuft, ist keine Mahnung wegen Zahlungsverzugs angezeigt. Auch eine bestrittene Leistung gehört nicht einfach in denselben Ablauf wie eine unbestrittene, vergessene Rechnung.

Ziel ist nicht, möglichst viele Mahnungen zu verschicken. Entscheidend ist, für jeden offenen Betrag den tatsächlichen Status und den nächsten sinnvollen Schritt zu kennen.

Was muss vor einer Mahnung geprüft werden?

Gleichen Sie zuerst die Zahlungseingänge mit den Rechnungen ab. Eine Zahlung kann ohne korrekte Referenz, unter einem anderen Firmennamen oder als Sammelzahlung für mehrere Rechnungen eingegangen sein.

Prüfen Sie für jeden verbleibenden Saldo:

• die genaue Identität des Kunden und die Rechnungsadresse;
• die Bestellung, den Vertrag oder die angenommene Offerte;
• den Nachweis der Lieferung oder der erbrachten Leistung;
• den Betrag sowie Anzahlungen und Gutschriften;
• die tatsächlich vereinbarten Zahlungsbedingungen;
• den Versand an die richtige Kontaktperson.

Eine QR-Rechnung erleichtert die Zuordnung einer Zahlung. Sie beweist für sich allein jedoch nicht, dass die Forderung berechtigt ist.

Eine einfache Übersicht hilft bei der Priorisierung:

Bestimmen Sie für jeden Fall eine verantwortliche Person und ein Datum für die nächste Kontrolle. Ohne diese Zuordnung verliert auch eine sorgfältig erstellte Liste schnell ihren Nutzen.

Wie viele Mahnungen sind in der Schweiz vorgeschrieben?

Das Schweizer Recht verlangt nicht generell drei Mahnungen vor einer Betreibung. Zu unterscheiden sind aber die Fälligkeit der Forderung und der Verzug des Schuldners.

Nach Artikel 102 des Obligationenrechts wird der Schuldner einer fälligen Verbindlichkeit grundsätzlich durch eine Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt. Wurde ein bestimmter Verfalltag vereinbart, kann der Verzug bereits mit dessen Ablauf eintreten, ohne zusätzliche Mahnung. Den offiziellen Gesetzestext finden Sie auf Fedlex, admin.ch.

Ein Datum, das einseitig auf eine Rechnung gedruckt wurde, ist deshalb nicht automatisch mit einem vertraglich vereinbarten Verfalltag gleichzusetzen.

Eine freundliche Zahlungserinnerung bleibt im Geschäftsalltag sinnvoll. Sie kann ein Versehen aufklären und die Kundenbeziehung schützen. Eine interne Regel mit zwingend drei Mahnungen sollte aber nicht dazu führen, dass wichtige Fälle ohne Entscheidung liegen bleiben. Prüfen Sie ausserdem besondere Regelungen im Vertrag.

Welche Verzugszinsen und Mahngebühren sind zulässig?

Artikel 104 des Obligationenrechts sieht bei Verzug mit einer Geldschuld grundsätzlich 5 % Verzugszins pro Jahr vor. Prüfen Sie den offiziellen Text auf admin.ch und die vertraglichen Vereinbarungen, bevor Sie einen konkreten Betrag berechnen.

Die 5 % sind kein pauschaler Zuschlag, der mit jeder Mahnung erneut anfällt. Die Berechnung hängt insbesondere vom geschuldeten Kapital und der Dauer des Verzugs ab. Eine Teilzahlung verändert den noch offenen Betrag.

Mahngebühren sind davon zu unterscheiden. Ein frei gewählter Betrag wird nicht allein dadurch geschuldet, dass er auf einer zweiten Mahnung steht. Eine vertragliche oder gesetzliche Grundlage muss geprüft werden. Für einen weitergehenden Schaden gelten zusätzliche Voraussetzungen.

Lassen Sie Ihre Position bei bestrittenen oder grösseren Forderungen prüfen, bevor Sie fortlaufend Zinsen und Gebühren hinzufügen. Eine nachvollziehbare Abrechnung ist hilfreicher als eine schwer erklärbare Gesamtsumme.

Welcher Mahnablauf eignet sich vor dem Jahresende?

Der folgende Ablauf ist ein Vorschlag für die interne Organisation, keine gesetzlich vorgeschriebene Fristenfolge.

Erster Schritt: prüfen und erinnern

Kontrollieren Sie nach der Fälligkeit nochmals den Zahlungsabgleich. Senden Sie anschliessend eine kurze Erinnerung mit der Rechnung im Anhang. Bitten Sie um Zahlung oder um die Mitteilung eines konkreten Zahlungstermins.

Zweiter Schritt: die zuständige Person kontaktieren

Bleibt die Antwort bis zum genannten Termin aus, sprechen Sie mit der Buchhaltung oder der Person, welche die Leistung bestellt hat. Fragen Sie nach dem tatsächlichen Hindernis: Fehlt die Rechnung im System, eine Bestellnummer oder eine interne Freigabe?

Dokumentieren Sie das Gespräch. Bestätigen Sie eine Zahlungszusage anschliessend schriftlich, damit beide Seiten denselben Termin festhalten.

Dritter Schritt: eine klare Entscheidung ankündigen

Wenn keine Lösung zustande kommt, senden Sie eine formelle Zahlungsaufforderung mit einem eindeutigen Enddatum und dem vorgesehenen nächsten Schritt. Kündigen Sie keine automatische Betreibung an, wenn intern niemand über deren Einleitung entscheidet.

Jede gesetzte Frist sollte eine Kontrolle auslösen. Danach braucht es entweder eine dokumentierte Vereinbarung oder eine bewusste Entscheidung über das weitere Vorgehen.

Wie kann eine erste Zahlungserinnerung formuliert werden?

Passen Sie diese Vorlage an den Vertrag und den bisherigen Austausch an:

Betreff: Rechnung [Nummer] – offener Betrag CHF [Betrag]

Guten Tag [Name]

Bei der Kontrolle unserer Zahlungseingänge konnten wir die Zahlung zur Rechnung [Nummer] für [Leistung] bisher nicht zuordnen. Die Rechnung war am [Datum] fällig. Offen sind noch CHF [Betrag].

Sie finden die Rechnung im Anhang. Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum] oder teilen Sie uns den vorgesehenen Zahlungstermin mit.

Falls Sie bereits bezahlt haben, senden Sie uns bitte das Zahlungsdatum und die Referenz. Sollte eine offene Frage die Zahlung verhindern, geben Sie uns bitte Bescheid, damit wir diese klären können.

Vielen Dank und freundliche Grüsse

Bewahren Sie die versendete Nachricht und die Antworten auf. Wählen Sie bei einer formellen Zahlungsaufforderung eine Versandart, mit der sich Inhalt und Empfang möglichst gut dokumentieren lassen.

Was ist bei einer Ratenzahlung zu beachten?

Ein konkreter Ratenplan kann besser sein als eine unverbindliche Zahlungszusage. Halten Sie schriftlich fest, welche Rechnungen er umfasst, wie hoch der offene Saldo ist und welche Beträge an welchen Daten bezahlt werden sollen. Regeln Sie auch den Umgang mit allfälligen Zinsen und Gebühren.

Prüfen Sie, ob der Vorschlag glaubwürdig ist und zu Ihrer eigenen Liquidität passt. Mit der Unterzeichnung ist die Forderung noch nicht bezahlt. Kontrollieren Sie jeden Eingang und legen Sie fest, was bei einer ausgebliebenen Rate geschieht.

Für neue Aufträge können Sie gesondert andere Bedingungen vereinbaren, etwa eine Anzahlung. Ändern Sie bestehende Vertragsbedingungen nicht rückwirkend.

Wann kommt eine Betreibung infrage?

Eine Betreibung ist eine mögliche nächste Massnahme, wenn eine fällige, dokumentierte Forderung trotz Ihrer Bemühungen offen bleibt. Stellen Sie Vertrag, Rechnungen, Leistungsnachweise, Korrespondenz und eine aktuelle Berechnung des Restbetrags zusammen.

Das offizielle Portal ch.ch erläutert die Betreibung und die Rolle des zuständigen Betreibungsamts. Ein Betreibungsbegehren bedeutet nicht, dass die Berechtigung der Forderung bereits gerichtlich geprüft wurde. Der Schuldner kann Rechtsvorschlag erheben. Für eine Fortsetzung sind dann die geeigneten Schritte zu dessen Beseitigung nötig.

Beurteilen Sie vor weiteren Kosten die Beweislage, den voraussichtlich einbringlichen Betrag und die Situation des Schuldners. Bei komplexen oder grenzüberschreitenden Fällen ist juristischer Rat sinnvoll.

Wie werden offene Forderungen im Jahresabschluss behandelt?

Eine am 31. Dezember unbezahlte Rechnung ist nicht automatisch ein definitiver Verlust. Unterscheiden Sie zwischen gewöhnlichem Zahlungsverzug, zweifelhaften Forderungen und feststehenden Verlusten. Lassen Sie prüfen, ob Wertberichtigungen erforderlich sind.

Für Unternehmen mit kaufmännischer Buchführung bilden die Artikel 957 ff. des Obligationenrechts den gesetzlichen Rahmen; der Text ist auf admin.ch verfügbar. Dokumentierte Inkassobemühungen unterstützen die Beurteilung und Bewertung der Forderungen.

Die Behandlung der MWST hängt unter anderem von der Abrechnungsart und der konkreten Situation ab. Korrigieren Sie die MWST nicht allein deshalb, weil eine Mahnung unbeantwortet bleibt. Beachten Sie die Informationen der ESTV auf estv.admin.ch und klären Sie den Fall mit Ihrer Treuhandperson.

Mit Sequence lassen sich Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich anhand importierter Kontoauszüge im selben Arbeitsablauf zusammenführen. Das schafft eine hilfreiche Grundlage, um Zahlungseingänge vor einer Mahnung zu überprüfen.

Das Ziel vor Dezember ist überschaubar: Jede überfällige Rechnung hat einen verlässlichen Status, eine verantwortliche Person, einen nächsten Schritt und eine klare Einordnung für die Liquiditätsplanung.