Wie wählen Sie Ihre Schweizer Rechnungssoftware aus? - we are Sequence

Ob Sie ein Startup sind, das agil bleiben möchte, oder ein etabliertes Unternehmen, das seine Prozesse optimieren will: Dieser Leitfaden zur Auswahl Ihrer Rechnungssoftware richtet sich an Sie. Im präzisen und regulierten Schweizer Wirtschaftsumfeld ist die Wahl der richtigen Rechnungssoftware nicht nur eine Notwendigkeit, sondern ein Grundpfeiler für die Effizienz und die Rechtskonformität Ihres Unternehmens. Erfahren Sie, welche besonderen Anforderungen Ihre künftige Schweizer Rechnungssoftware erfüllen sollte und welche Funktionen je nach Unternehmensgrösse, Branche oder bestehenden Prozessen wichtig sind. In diesem Artikel begleiten wir Sie Schritt für Schritt dabei, Ihre Anforderungen zu ermitteln, die Schweizer Vorschriften zu verstehen und die Schlüsselfunktionen auszuwählen, die Ihre Software zu einem Wettbewerbsvorteil machen.

Was ist eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware bildet das Fundament der Finanzverwaltung und Buchhaltung eines Unternehmens. Heute leistet dieses Werkzeug weit mehr als die reine Rechnungserstellung. Solche Lösungen umfassen zahlreiche Funktionen, die Arbeitsabläufe optimieren, die Genauigkeit der Finanzdaten verbessern und die Rechtskonformität des Unternehmens gewährleisten. Ihr Nutzen liegt darin, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, dadurch menschliche Fehler zu reduzieren und wertvolle Zeit für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung freizusetzen. Durch die sorgfältige Überwachung von Zahlungen und Forderungen trägt sie direkt zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens bei (und zu dessen Wachstum).

Zudem hilft ein Rechnungsprogramm mit detaillierten Finanzanalysen der Geschäftsleitung, auf der Grundlage zuverlässiger Echtzeitdaten die richtigen Entscheidungen zu treffen. Doch das ist noch nicht alles. Einige Programme bieten erweiterte Funktionen wie:

• die Mehrwährungsverwaltung;
• die Lieferantenverwaltung;
• den Bankabgleich (Abgleich der auf dem Bankkonto eingegangenen Überweisungen mit den versendeten Rechnungen);
• wiederkehrende Rechnungen (für Ihre monatlichen Leistungen);
• die Automatisierung des Rechnungsversands und der Zahlungserinnerungen;
• die Einhaltung der Schweizer Steuervorschriften;
• und viele weitere, auf die wir weiter unten in diesem Artikel eingehen.

Ihr Ziel ist es, die richtige Lösung zu wählen, damit Ihre Software Ihnen tatsächlich Zeit spart und zu einem aussagekräftigen Werkzeug zur Visualisierung Ihrer Buchhaltungsdaten wird. So können Sie optimale Entscheidungen für das Wachstum und den langfristigen Fortbestand Ihres Unternehmens treffen.

Kriterien für die Auswahl Ihrer Rechnungssoftware

Eine Auflistung aller Rechnungsprogramme und ihrer Funktionen würde Ihnen bei der Auswahl nicht helfen. Wenn Sie jedoch Ihre Anforderungen und die Kriterien für die Auswahl des richtigen Rechnungsprogramms verstehen, haben Sie alle Grundlagen für eine fundierte Entscheidung.

Die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens analysieren

Um Ihre Schweizer Rechnungssoftware gezielt auszuwählen, analysieren Sie zunächst Ihre spezifischen Anforderungen. Das Rechnungsvolumen ist entscheidend: Ein kleines Unternehmen hat andere Anforderungen als eine grosse Organisation, die monatlich Tausende von Rechnungen bearbeitet. Stellen Sie sich alle Fragen rund um Buchhaltung, Rechnungsstellung, Lieferantenverwaltung und sogar Ihre Anforderungen an die Personalverwaltung:

• Wie vielen Kunden stellen Sie jeden Monat Rechnungen aus?
• Wie arbeiten Sie mit Ihrer Buchhaltung zusammen?
• Ist Ihr Rechnungsprogramm mit anderen Werkzeugen (CRM) verknüpft?
• Möchten Sie Zahlungserinnerungen automatisieren?
• Möchten Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden für Kundenprojekte erfassen (insbesondere bei Dienstleistungsagenturen)?
• Benötigen Sie eine Software, die auf Smartphone und Tablet zugänglich ist?
• Haben Sie einen Leistungskatalog, den Sie in der Software hinterlegen und bei Offerten/Rechnungen einfach auswählen möchten?
• Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
• Müssen Sie besondere Besteuerungen für unterschiedliche Rechtsgebiete oder Produktarten verwalten?
• Benötigen Sie neben der Rechnungsstellung eine Personalsoftware? Insbesondere zur Verwaltung von Ferien, Absenzen und dem Versand von Lohnabrechnungen?

Diese Fragenliste ist nicht abschliessend. Prüfen Sie Ihre Anforderungen an die Unternehmensadministration insgesamt. Denken Sie auch an Bereiche ausserhalb der Rechnungsstellung. So können Sie ein Werkzeug einführen, das Ihren aktuellen Anforderungen entspricht, und zugleich künftige Bedürfnisse berücksichtigen (und damit regelmässige Softwarewechsel vermeiden). Ihre Antworten bestimmen die unverzichtbaren Funktionen Ihrer Software, beispielsweise die automatische Währungsumrechnung und die Anwendung der richtigen Steuern, um eine rechtskonforme und präzise Rechnungsstellung sicherzustellen.

Unverzichtbare Funktionen einer Rechnungssoftware für die Schweiz

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer leistungsfähigen Rechnungssoftware diese Schlüsselfunktionen:

• Kunden- und Lieferantenverwaltung: ein effizientes System zum Speichern und Abrufen von Kontaktdaten, Transaktionshistorie und Zahlungsmitteln.
• Erstellung und Anpassung von Rechnungen: die Möglichkeit, rasch professionelle Rechnungen zu erstellen, die sich an Ihre Marke und Ihre spezifischen Anforderungen anpassen lassen.
• Zahlungsüberwachung und Zahlungserinnerungen: Werkzeuge zur Überwachung eingegangener Zahlungen, zur Erkennung von Zahlungsrückständen und zum Versand von Erinnerungen, um die Liquidität zu verbessern (und Ihren Betriebskapitalbedarf zu optimieren).
• Ausgaben- und Einkaufsverwaltung: eine Funktion zum Erfassen und Nachverfolgen von Ausgaben, die die Budgetverwaltung und die Vorbereitung von Steuererklärungen erleichtert.
• Finanzberichte und -analysen: detaillierte Berichte, die Einblicke in die finanzielle Lage Ihres Unternehmens geben, damit Sie je nach Situation die besten Entscheidungen treffen können.
• Offertenverfolgung: Erstellen Sie in wenigen Sekunden individuelle Offerten und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte ganz einfach.
• Gutschriftenverwaltung: Importieren Sie die benötigten Informationen und erstellen Sie individuelle Gutschriften, die Sie mit einem Klick versenden können.

Diese Elemente sind grundlegend für eine sorgfältige Finanzverwaltung und die Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe.

Unser Werkzeug Sequence umfasst all diese Funktionen.

Eine Rechnungssoftware wählen, die laufend aktualisiert wird

Die Skalierbarkeit ist ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl einer Rechnungssoftware. Wichtig ist eine Lösung, die sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen kann, sowohl hinsichtlich des Transaktionsvolumens als auch der Komplexität der Abläufe. Dazu gehört, eine steigende Zahl von Kunden und Lieferanten zu verwalten, neue Funktionen entsprechend neu entstehenden Anforderungen einzubinden und sich an veränderte Vorschriften anzupassen. Mit einer skalierbaren Software stellen Sie sicher, dass Ihre Investition sinnvoll bleibt und Ihre Entwicklung unterstützt, ohne kostspielige Änderungen oder häufige Softwaremigrationen zu erfordern.

Online-Software vs. lokal installierte Software

Online-Software (auch Cloud-Software genannt) ist von jedem Gerät mit Internetverbindung aus zugänglich. Sie bietet eine bemerkenswerte Flexibilität und Skalierbarkeit. Automatische Updates, Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datensicherungen machen sie zu einer sicheren und praktischen Option. Alle neuen Rechnungsprogramme sind Cloud-Lösungen.

Lokal installierte Programme werden auf dem Markt hingegen immer seltener. Sie werden auf einem lokalen Server oder Computer installiert, bieten die vollständige Kontrolle über die Datensicherheit und funktionieren unabhängig vom Internet. Die anfänglichen Kosten und die erforderlichen manuellen Updates sind die wichtigsten Nachteile dieser Lösungen.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Lösungen

Kostenlose Lösungen sind ideal für Selbstständige, die ihre Tätigkeit mit einfachen Anforderungen an die Rechnungsstellung beginnen. Allerdings machen sich fehlende Funktionen rasch bemerkbar, und Einschränkungen bei der Anpassung und beim Support führen schnell zum Wechsel zu einer professionelleren Lösung.

Auch wenn manche teuer sein können, bieten kostenpflichtige Lösungen umfassende Funktionen und einen eigenen Kundensupport, die für wachsende Unternehmen entscheidend sind. Ihre Kosten sollten anhand der erwarteten Investitionsrendite beurteilt werden, wobei die Effizienzgewinne für Ihre Teams zu berücksichtigen sind.

Benutzerfreundlichkeit und Benutzeroberfläche

Eine intuitive Software verkürzt die Schulungszeit und steigert die Effizienz. Die Oberfläche sollte übersichtlich und leicht zu bedienen sein. Die Übersichten sollten alle für das Unternehmen wichtigen Informationen enthalten, ohne Überflüssiges, damit Sie sich nicht in komplexen Analysen ohne echten Mehrwert verlieren.

Denken Sie daran: Sie werden Zeit mit diesem Werkzeug verbringen, um es einzurichten und Ihr Geschäft zu verwalten. Wählen Sie deshalb eine ergonomische Software, in der Sie sich gerne bewegen und die praktisch zu bedienen ist. Lösungen mit Automatisierungen sind in der Regel hochwertiger und unterstützen Sie im Alltag.

Integration mit anderen Werkzeugen

Die Möglichkeit, Buchhaltungs-, Projektmanagement- oder CRM-Systeme einzubinden, vereinfacht Prozesse und verbessert die Produktivität. Anstatt die Integration mit anderen Werkzeugen zu erleichtern, können Sie auch alle administrativen Anforderungen Ihres Unternehmens in einem einzigen Werkzeug bündeln. 

Mit Sequence verwalten Sie neben Ihrer Rechnungsstellung auch Ihre Lieferanten, die Lohnpolitik, den Versand von Lohnabrechnungen sowie Ferien und Absenzen, erstellen Ihre Buchhaltungsunterlagen und arbeiten unkompliziert mit Ihrer Buchhaltung zusammen.

Support und Kundendienst

Ein guter technischer Support ist entscheidend, um Probleme schnell zu lösen. Suchen Sie nach Bewertungen zur Qualität und Reaktionsfähigkeit des Kundendienstes. Die Erfahrungen anderer Nutzer liefern wertvolle Einblicke in die Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Eignung der Software für die Anforderungen Ihres Unternehmens.

Ein hochwertiges Onboarding erleichtert die Schulung der Teams und die Nutzung der Software. Wenn das Werkzeug eine Testphase bietet, vereinbaren Sie einen Termin, um sich bei der Nutzung begleiten zu lassen und den Umgang mit allen Funktionen zu erlernen. So sparen Sie Zeit und können sich von der Qualität des Kundendienstes überzeugen.

Beispiel für Auswahlkriterien für ein Schweizer Startup

Für ein Schweizer Startup auf der Suche nach der idealen Rechnungssoftware kommt eine kostenpflichtige Online-Lösung infrage, die Flexibilität und Skalierbarkeit bietet. Bevorzugen Sie eine Plattform, die Mehrsprachigkeit (Französisch, Deutsch, Italienisch) unterstützt, mehrere Währungen (CHF, EUR) verwaltet, die Einhaltung der Schweizer Steuervorschriften gewährleistet und erweiterte Funktionen wie die automatisierte MWST-Verwaltung und die Erstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung mit wenigen Klicks umfasst. Wählen Sie eine Software mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, einem guten Kundensupport und der Möglichkeit, andere für Startups wichtige Werkzeuge wie CRM- und Buchhaltungssysteme einfach einzubinden.

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Beispiel für Auswahlkriterien für Selbstständige

Für Selbstständige in der Schweiz scheint ein leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Abonnement für einige Dutzend Euro ideal. Suchen Sie nach einer Online-Software, mit der Sie rasch professionelle Rechnungen erstellen und versenden können, die Zahlungen und Zahlungserinnerungen verwaltet und einen klaren Überblick über Einnahmen und Ausgaben bietet. Eine Option mit grundlegenden Buchhaltungsfunktionen, die mit den Schweizer Steuervorschriften vereinbar ist, bietet einen zusätzlichen Vorteil und ermöglicht zugleich eine einfache Verwaltung von jedem Gerät aus.

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Beispiel für Auswahlkriterien für ein KMU

Für ein Schweizer KMU empfiehlt sich eine Rechnungssoftware mit einer breiten Palette erweiterter Funktionen. Ideal wäre eine Online-Lösung, die die Verwaltung mehrerer Nutzer erleichtert, Transaktionen in mehreren Währungen unterstützt und umfassende Funktionen zur Zahlungsüberwachung, Ausgabenverwaltung und Finanzberichterstattung bietet. Die Möglichkeit, andere Unternehmenssysteme wie Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) einzubinden, sowie die strikte Einhaltung der Schweizer Steuervorschriften sind entscheidend, um das Wachstum zu unterstützen und bei den Abläufen Zeit zu sparen.

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Eine Rechnungssoftware mit Testphase wählen

Bevor Sie sich zum Kauf einer Rechnungssoftware verpflichten, sollten Sie die Bedeutung kostenloser Testversionen nicht unterschätzen. Sie bieten ohne anfängliche Kosten wertvolle Einblicke in die Funktionalität und die Eignung der Software für Ihre spezifischen Anforderungen. Um die Qualität des Werkzeugs wirklich beurteilen zu können, erstellen Sie ein Szenario für die tägliche Nutzung. Simulieren Sie tatsächliche Aufgaben, die Sie mit der Software ausführen werden, etwa die Rechnungserstellung, Kundenverwaltung und Zahlungsüberwachung. So können Sie beurteilen, ob die Oberfläche und die Funktionen Ihren Erwartungen entsprechen.

Prüfen Sie auch die Kompatibilität mit Ihrem aktuellen Buchhaltungssystem. Zu grosse Unterschiede können den Wechsel von einer Lösung zur anderen zeitaufwendig machen. Stellen Sie sicher, dass sich die Software einfach in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden. Einige Programme (wie Sequence) bieten Unterstützung beim Umstieg von Ihrer aktuellen Buchhaltungslösung auf die neue an.

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Nehmen Sie sich vor dem Ende der Testphase Zeit, Ihre Erfahrungen zu bewerten. Hat die Software Ihre Aufgaben erleichtert? War sie intuitiv? War der Kundensupport zufriedenstellend? Treffen Sie auf der Grundlage Ihrer Beobachtungen eine fundierte Entscheidung. Denken Sie daran: Die richtige Rechnungssoftware sollte nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern sich auch an das künftige Wachstum Ihres Unternehmens anpassen.

Einführung der Rechnungssoftware: die Bedeutung der Mitarbeiterschulung

Die Integration einer Rechnungssoftware in Ihr Unternehmen beginnt mit einer sorgfältigen Ersteinrichtung, bei der die Softwareeinstellungen genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt werden. Der Import bestehender Daten wie Kundeninformationen und früherer Rechnungen ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und die Integrität Ihrer Finanzdaten zu bewahren.

Die Schulung der Nutzer spielt eine wesentliche Rolle für den Erfolg dieser Einführung. Wählen Sie eine Software, die vielfältige Ressourcen wie Tutorials, Webinare, eine umfassende Dokumentation und ein Onboarding bietet. So können Sie auf die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihres Teams eingehen. Die Entscheidung zwischen einer internen Schulung und einer Schulung durch den Softwareanbieter hängt von den verfügbaren Ressourcen in Ihrem Unternehmen und der Komplexität der gewählten Software ab.

Was kostet eine Rechnungssoftware?

Nachdem Sie nun die Bedeutung der Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen verstanden haben, wird deutlich, dass der Preis nicht das erste (und auch nicht das einzige) Auswahlkriterium sein sollte. Entscheidend ist ein Werkzeug, das zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und alle für Ihre Teams nützlichen Funktionen bietet. Ob Sie selbstständig sind oder ein Schweizer KMU führen: Eine reibungslose und transparente Kommunikation mit Ihrer Buchhaltung vereinfacht Prozesse und spart Ihnen jeden Monat Zeit. Deshalb sollten diese Kriterien stets Vorrang vor dem Preis haben.

Dennoch kann Ihnen dieser Leitfaden eine Orientierung zu den Preisen von Rechnungsprogrammen geben. Um die Preise zu verstehen, betrachten Sie zunächst die in Ihrem Abonnement enthaltenen Funktionen. Eine günstige Software mit wenigen Funktionen kann sich aufgrund von Zeitverlusten oder der Nutzung zusätzlicher Software als teurer erweisen als ein umfassendes Werkzeug mit höheren Kosten. Vergleichen Sie auch die verschiedenen Abonnements der Rechnungsprogramme. Je nach Entwicklungsstand Ihres Unternehmens sind bestimmte Abonnements sinnvoller als andere (manche Funktionen sind möglicherweise noch nicht relevant). 

Rechnungssoftware ist von rund zehn Schweizer Franken bis zu mehreren Hundert pro Monat erhältlich. Bei Sequence bieten wir drei unterschiedliche Tarife, abgestimmt auf die Grösse und die Anforderungen Ihres Unternehmens.

Kurz gesagt: Wie wählen Sie Ihre Rechnungssoftware aus?

Zusammenfassend hängt die Wahl Ihres Rechnungsprogramms vor allem von den Anforderungen und Prozessen Ihres Unternehmens ab. Berücksichtigen Sie alle in diesem Artikel aufgeführten Auswahlkriterien und beantworten Sie die Fragen in den einzelnen Abschnitten, um Ihre Suche einzugrenzen und die richtige Wahl zu treffen.

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