5 Gründe, eine Rechnungssoftware zu nutzen 2026

Die Vorteile einer Rechnungssoftware

Noch vor einigen Jahren verschickten Unternehmen ihre Rechnungen per Post. Diese Zeit ist inzwischen vorbei, und mit einer Rechnungssoftware können Sie Ihre Rechnungen sofort versenden. Entdecken Sie einige ihrer Vorteile…

Zeit sparen und effizienter arbeiten

Eine Rechnungssoftware erledigt lästige und repetitive Aufgaben im Handumdrehen. Dazu gehören die automatische Erstellung von Rechnungen , die Überprüfung und Aktualisierung des Zahlungsstatus, die Archivierung und sogar das Mahnen überfälliger Zahlungen . Dieses Tool spart Ihnen jeden Monat viele Stunden, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Weniger Fehler bei der Rechnungsstellung

Fehler in Rechnungen verzögern die Zahlung oder führen bei Streitigkeiten sogar zu rechtlichen Verfahren. Eine Rechnungssoftware reduziert menschliche Fehler, insbesondere die Eingabe falscher Daten, erheblich – dank automatischer Fehlerprüfung und der Automatisierung des Rechnungsversands .

Besseres Finanzmanagement

Stellen Sie sich vor, Sie könnten den Umsatz Ihres Unternehmens, eingegangene Zahlungen, ausstehende Zahlungen und die nächsten Fälligkeiten auf einen Blick erfassen. Mit einer Rechnungssoftware ist all das möglich. Zudem können Sie mit einer Software wie Sequence das Projektmanagement und die für ein Projekt aufgewendete Zeit mit der Rechnungsstellung verknüpfen: Alles wird automatisiert und direkt an ein personalisiertes Portal für Ihren Kunden gesendet.

Einfachere Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen

Die Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen ist oft eine mühsame Aufgabe. Rechnungssoftware kann Ihnen helfen, diese Arbeit schneller und automatisiert zu erledigen. Auch der Zugriff auf die Rechnungs- und Zahlungshistorie ist eine zentrale Funktion für das Finanzmanagement Ihres Unternehmens.

Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben

Unternehmen unterliegen strengen Vorschriften, um die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben sicherzustellen. Rechnungssoftware kann ein wichtiges Hilfsmittel sein, um bestimmte steuerliche Anforderungen wie MWST, Quellensteuer oder lokale Steuern zu erfüllen.

Die unverzichtbaren Funktionen einer Rechnungssoftware

Da Sie nun alle Vorteile einer Rechnungssoftware kennen, möchten Sie vielleicht eine für Ihre Organisation auswählen. Bestimmte Funktionen sind jedoch für Ihr Unternehmen unverzichtbar. Hier erfahren Sie, welche Merkmale Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten.

Erstellung und Personalisierung von Rechnungen

Eine der wichtigsten Funktionen einer Rechnungssoftware ist die Erstellung und Personalisierung von Rechnungen. Dazu gehören die Anpassung des Erscheinungsbilds der Rechnung, die vereinbarten Kosten, die Zahlungsbedingungen, die Namen / Adressen der beteiligten Parteien usw.

Verwaltung von Kunden und Lieferanten

Eine Rechnungssoftware sollte Sie bei der Verwaltung Ihrer Kunden und Lieferanten unterstützen. Dazu gehört insbesondere die automatische Verwaltung der Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten, der Produkte, Dienstleistungen und vereinbarten Preise. Mit der Rechnungssoftware Sequence gehen Sie bei der Verwaltung Ihrer Kunden und Lieferanten noch einen Schritt weiter. Diese erhalten nämlich Zugang zu einem privaten Onlineportal , in dem sie sämtliche Rechnungen sowie eingegangene oder ausstehende Zahlungen finden. Das hilft nicht nur, unbezahlte Rechnungen oder Missverständnisse zu vermeiden, sondern stärkt auch Ihr Markenimage und verbessert das Kundenerlebnis.

Zahlungsverfolgung und Mahnungen

Um die Rechnungsverwaltung zu verbessern, Konflikte zu vermeiden und eine schnelle Zahlung durch Kunden zu fördern, sind bestimmte Funktionen unverzichtbar:

• automatisierte Mahnungen für überfällige Zahlungen;
• Nachverfolgung des Zahlungsstatus;
• Verwaltung von Quittungen.

Sie erhalten einen besseren Überblick über offene Zahlungen, ohne mehrere Mitarbeitende einstellen zu müssen, die dies manuell erledigen. Sie können sogar Einkäufe bei Ihren Lieferanten mit verschiedenen Zahlungsmitteln wie Bankkarte, Banküberweisung oder PayPal abwickeln.

Finanzanalyse und Berichterstattung

Einer der wichtigsten Vorteile einer Rechnungslösung ist der präzise und detaillierte Überblick über Ihr Unternehmen. Rechnungssoftware kann zahlreiche Daten wie Rechnungen, Zahlungen und weitere Buchhaltungspositionen in Echtzeit zusammenführen, analysieren und daraus Berichte erstellen. Die Berichte ermöglichen es, Wachstumsfaktoren, unzureichende Leistungen, Gewinnrückgänge, Umsatzsteigerungen usw. zu erkennen. So können Sie die vom Unternehmen festgelegten OKR einfach nachverfolgen .

Wie wählen Sie die richtige Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen?

Unternehmen haben je nach Grösse, Struktur und Angebot an Dienstleistungen und Produkten unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung. Es ist entscheidend, die spezifischen Anforderungen an die Rechnungsstellung zu verstehen und bei der endgültigen Softwareauswahl zu berücksichtigen. Eine grosse Organisation benötigt eine Software, die für die Nutzung durch ein vollständiges Verwaltungs- und Finanzteam geeignet ist. Dagegen brauchen Selbstständige oder ein Start-up ein einfaches und intuitives Tool, das alle administrativen Aufgaben automatisiert, damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Sequence: die Rechnungssoftware für Schweizer Selbstständige, Start-ups und KMU

Die Rechnungssoftware Sequence richtet sich an Schweizer Unternehmen, die ihre administrativen Aufgaben automatisieren möchten, um sich auf ihr Wachstum zu konzentrieren. Dank künstlicher Intelligenz und auf Unternehmen zugeschnittener Prozesse verzehnfachen Sie Ihre Produktivität und stellen eine zuverlässige Rechnungsstellung sicher. Zudem können Sie Ihre Projekte direkt im Tool verwalten, die Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden verfolgen und Ihre Projekte, Ihre Zeit und Ihre Rechnungsstellung miteinander verknüpfen. Um selbst zu erleben, wie viel Zeit Sie in Ihrem Unternehmen sparen können, testen Sie es kostenlos .

Kurz zusammengefasst: die beste Rechnungssoftware

Abschliessend lässt sich sagen: Die beste Rechnungssoftware ist diejenige, deren Funktionen am besten zu Ihrer Organisation passen. Die Vorteile solcher Tools sind zahlreich: Die Frage ist also nicht, ob Sie ein Rechnungstool einsetzen sollten, sondern welches. Sequence bietet die ideale Lösung für Schweizer Selbstständige, Start-ups und KMU und hilft ihnen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.