Ist eine Swissdec-zertifizierte Software für die Lohnverwaltung wichtig?

Sequence entdeckenLöhne verwalten in der Schweiz: eine echte Knacknuss für KMU

Auf den ersten Blick bedeutet Lohnverwaltung, die Mitarbeitenden am Monatsende zu bezahlen.

Doch in der Schweiz steckt viel mehr dahinter.

Bei jedem Lohnlauf muss ein KMU eine ganze Reihe gesetzlicher und administrativer Pflichten unter einen Hut bringen. Zum Beispiel:

• AHV-Abrechnungen → 4 Mal pro Jahr (in der Regel). 
  Oder nur 1 Mal, wenn Sie sehr wenige Mitarbeitende haben.
• Lohnausweise: jährlich erstellen und übermitteln.
• BVG, UVG und weitere Versicherungen: mindestens einmal pro Jahr und bei jedem Personalereignis (Eintritt, Austritt, Unfall, Mutterschaftsurlaub usw.).

Jeder Empfänger (AHV-Ausgleichskasse, SUVA, Steuerbehörde, Pensionskasse usw.) hat eigene Formate, Fristen und Regeln

 Das bedeutet für Sie:

• Für jede Institution die richtigen Dokumente vorbereiten
• Die Fristen einhalten (und diese sind nicht überall gleich)
• Die Daten manuell übermitteln, oft über separate Portale
• Fehler vermeiden (Namen, AHV-Nummern, Beträge usw.)

 Das Ergebnis: Selbst mit wenigen Mitarbeitenden wird die Lohnverwaltung schnell zu einer Quelle von Fehlern, Stress und Zeitverlust.

Viele KMU versuchen, mit Excel oder einer «Allround-Software» zurechtzukommen, manchmal ohne zu wissen, ob diese wirklich auf die Schweizer Gesetzgebung abgestimmt ist.
Doch ohne ein Werkzeug, das für diese komplexen Rahmenbedingungen entwickelt wurde, wird jede Aufgabe zum Hindernislauf.

Was genau ist Swissdec?

Swissdec ist ein Schweizer Standard, mit dem Lohnverwaltungsprogramme Daten automatisch an die zuständigen Behörden übermitteln können.

Konkret kann eine Swissdec-zertifizierte Software in einem einzigen Vorgang Folgendes übermitteln:

• die Löhne an die AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung),
• die Daten an die SUVA (Unfallversicherung),
• die Beiträge zur BVG (berufliche Vorsorge, 2. Säule),
• die Quellensteuer für die betroffenen Mitarbeitenden,
• und sogar bestimmte Daten an das BFS (Bundesamt für Statistik).

 Und das alles automatisiert, sicher und rechtskonform.

Warum gibt es diesen Standard?

Weil ohne Swissdec jede Institution Folgendes verlangt:

• Unterschiedliche Formate,
• Eigene Verfahren,
• und oft ein spezielles Portal.

Swissdec vereinfacht all das mit einer gemeinsamen Sprache, die von allen Schweizer Institutionen anerkannt wird.
Das Ergebnis: Sie vermeiden doppelte Eingaben, Fehler und Versäumnisse … und sparen vor allem Zeit.

Und wie steht es um die Sicherheit?

Swissdec setzt hohe Standards voraus:
Die Daten werden verschlüsselt, geprüft, nachverfolgt und über eine sichere Plattform übermittelt.
Schluss mit manuell verschickten Meldungen oder sensiblen Dateien, die per E-Mail versendet werden.

Wie funktioniert das?

Swissdec-zertifizierte Software verwendet einen Standard namens ELM (Lohnstandard-CH).
Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Dateiformat, das alle erforderlichen Daten bündelt, bereit zur Übermittlung an sämtliche zuständigen Institutionen.

Wie erkennen Sie, ob eine Software zertifiziert ist?

Ganz einfach: Es gibt eine offizielle Liste, die von Swissdec laufend aktualisiert wird.
Sie finden sie hier: https://swissdec.ch/fr/certified-erp/ 

2. Was sich für Sie konkret ändert (mit oder ohne Swissdec)

Sie verwalten Ihre Löhne bereits.
Doch so sehen die einzelnen Aufgaben aus, je nachdem, ob Ihre Software Swissdec-zertifiziert ist … oder nicht.

Beispiel: vierteljährliche AHV-Meldung

🔴 Ohne Swissdec:

• Lohndaten in Excel oder als PDF exportieren
• Im AHV-Portal anmelden
• Beträge manuell eingeben
• Dateien übermitteln + Bestätigung prüfen
• Den Vorgang für jede Institution wiederholen (SUVA, BVG …)

✅ Mit einer Swissdec-zertifizierten Software:

• Die Daten sind bereits vorbereitet
• Die Übermittlung erfolgt automatisch mit wenigen Klicks
• Die Empfangsbestätigungen werden zentral gesammelt
• Sie haben einen Überblick darüber, was wann an wen übermittelt wurde

Genau hier macht Swissdec den entscheidenden Unterschied:
Es ist nicht nur ein Standard, sondern eine Möglichkeit, Ihren Alltag zu vereinfachen, Fehler zu vermeiden … und mehrere Stunden pro Monat zu sparen.

3. Sequence, eine einfache, umfassende und zertifizierte Lösung

Von Schweizer Buchhaltungsfachleuten entwickelt, die Ihre täglichen Herausforderungen verstehen, erfüllt Sequence  die spezifischen Bedürfnisse lokaler KMU.

Mit Sequence können Sie:

• Lohnabrechnungen in wenigen Minuten erstellen und versenden
• Absenzen, Ferien und Personalereignisse einfach verwalten
• Quellensteuer und kantonale Abzüge automatisch anwenden
• Ihren Mitarbeitenden 24h/24 sicheren Zugriff auf ihre Dokumente bieten
• Und vor allem: Ihre Lohnmeldungen über Swissdec an die Behörden übermitteln, automatisiert und rechtskonform

Bereit, Ihre Lohnverwaltung zu vereinfachen?

Entdecken Sie, wie Sequence Ihren administrativen Alltag verändern kann.

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