Selbstständige: 3 Schritte, um administrative Aufgaben zu organisieren

Selbstständige: 3 Schritte, um administrative Aufgaben zu organisieren

Administrative Aufgaben sind zwar für die selbstständige Tätigkeit notwendig, bringen aber keinen Umsatz. Deshalb ist es wichtig, eine effiziente Organisation aufzubauen, um weniger Zeit für die Administration aufzuwenden und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Buchhaltung, Deklarationen, Aufbewahrung wichtiger Dokumente: Sie sind ständig an allen Fronten gefordert. Da kann es manchmal schwierig sein, nichts zu vergessen. Viele Selbstständige empfinden die Menge der administrativen Aufgaben als mentale Belastung. Das Geheimnis für einen freien Kopf liegt in einer guten Organisation der eigenen Tätigkeit. Warum ist es also so wichtig, administrative Aufgaben zu organisieren? Wie können Sie sich organisieren, um die mentale Belastung durch die Administration besser zu bewältigen? Antworten finden Sie in diesem Artikel mit einem Leitfaden in drei Schritten.

Warum ist es für Selbstständige wichtig, administrative Aufgaben zu organisieren?

Wenn Sie Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen führen (wie viele Selbstständige in der Schweiz), bleiben Ihre administrativen Aufgaben relativ einfach. Für Unternehmerinnen und Unternehmer mit einer SASU beispielsweise werden die administrativen Pflichten hingegen komplexer. Ohne gute Organisation können Sie sich schnell überfordert fühlen – unabhängig von Ihrer Rechtsform.

Offerten erstellen, Rechnungen bezahlen, Zahlungserinnerungen per E-Mail versenden, den Umsatz deklarieren, Beiträge bezahlen … All diese Aufgaben können Ihnen unüberwindbar erscheinen: Alle Selbstständigen erleben das irgendwann. Der Schlüssel zur Bewältigung dieser mentalen Belastung liegt in der Organisation Ihrer administrativen Aufgaben. Wenn Sie Fristen vorausschauend berücksichtigen und Ihre Aufgaben im Voraus im Kalender einplanen, können Sie Ihre Tätigkeit gelassen voranbringen.

Das Ziel einer guten Organisation ist einfach: weniger Zeit für die Administration aufwenden, damit Sie sich auf Kundenprojekte und den Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistungen konzentrieren können. So vermeiden Sie es, administrative Aufgaben aufzuschieben. Je mehr Aufgaben sich ansammeln, desto grösser wird die mentale Belastung. Deshalb ist es besser, diese Pflichten nach und nach zu erledigen, statt in Verzug zu geraten.

Wie organisieren Sie Ihre administrativen Aufgaben?

Jetzt wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre administrativen Aufgaben zu organisieren. Bleibt noch die Frage, wie … Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich als selbstständige Person zu organisieren. Jeder Mensch ist einzigartig, und der Vorteil der Selbstständigkeit liegt darin, dass Sie Ihre Wochen nach Ihren eigenen Wünschen gestalten können. Dennoch können Ihnen einige grundlegende Prinzipien bei der Steuerung Ihrer Administration helfen.

Fristen vorausschauend planen

Wer gelassen bleiben will, plant voraus. Um Ihre Organisation aufrechtzuerhalten, müssen Sie Ihre Pflichten und die dazugehörigen Termine kennen. Ihre erste Aufgabe, um vorauszuplanen, besteht darin, alle administrativen Aufgaben aufzulisten, die mit Ihrer Tätigkeit verbunden sind. Unabhängig von ihrer Bedeutung und ihrem Zeitpunkt im Jahr: Erfassen Sie alles, was Sie erledigen müssen, damit Ihr Unternehmen die Schweizer Gesetze und Vorschriften einhält. Umsatzdeklaration, Beitragszahlungen, Aufbewahrung von Rechnungen, Mahnung ausstehender Zahlungen: Vergessen Sie nichts. Denken Sie auch an Aufgaben, die speziell für Ihren Beruf oder Ihre Tätigkeit gelten.

Sobald Ihre Liste fertig ist, weisen Sie jeder Aufgabe einen Termin zu. Im nächsten Schritt erstellen Sie Ihren Administrationskalender. Planen Sie entsprechend den jeweiligen Fristen Zeitfenster in Ihrer Agenda ein, damit Sie auf dem aktuellen Stand bleiben. Legen Sie für wiederkehrende Aufgaben jede Woche eine Zeit fest, die Sie der Administration widmen. Eine feste Stunde pro Woche ermöglicht es Ihnen, Ihre Kundschaft an ausstehende Zahlungen zu erinnern, Rechnungen zu versenden, Beiträge zu bezahlen und sich über administrative Neuerungen zu informieren.

Der Tipp von Sequence: Kombinieren Sie Time Boxing mit Ihren administrativen Aufgaben. Das «Batching» (das Bündeln von Themen derselben Kategorie) solcher Aufgaben macht Sie produktiver. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Kundenprojekte und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

Bei der Administration sorgfältig vorgehen

Eine optimale Organisation erfordert Sorgfalt. Wer administrative Aufgaben oberflächlich erledigt, schafft sich später zusätzliche Arbeit – und erhöht die mentale Belastung. Achten Sie immer darauf, Ihre administrativen Unterlagen und Deklarationen genau auszufüllen. Die Zeit, die Sie für die korrekte Erledigung Ihrer administrativen Aufgaben aufwenden, sparen Sie später wieder ein: Sie müssen diese nicht nochmals überarbeiten.

Denken Sie auch daran, Ihre Dokumente aufzubewahren und Bescheinigungen sowie Zahlungsbelege an einem zentralen Ort abzulegen. Wenn Sie ein Dokument benötigen oder eine Kontrolle ansteht, finden Sie so leichter, was Sie suchen.

Sorgfalt bedeutet auch, diese von den Unternehmen und Institutionen einzufordern, mit denen Sie zusammenarbeiten. Zögern Sie nicht, unbezahlte Rechnungen anzumahnen oder bei öffentlichen Stellen anzurufen, wenn etwas nicht funktioniert. So bleiben Sie auf dem aktuellen Stand und optimieren die Zeit, die Sie für die Administration aufwenden.

Ein Tool für die Administration nutzen

Ihre Kundschaft an ausstehende Zahlungen erinnern, Einkaufsrechnungen erfassen, die Buchhaltung prüfen, eine Eröffnungsbilanz erstellen oder die MWST verwalten … Was wäre, wenn sich all das mit einem einfachen und intuitiven Tool steuern liesse? Wir spannen Sie nicht länger auf die Folter: Mit der KI von Sequence können Sie diese Aufgaben bereits jetzt automatisieren.

Selbstständige können nämlich ein ERP nutzen (Enterprise Resource Planning), eine Software zur Verwaltung der operativen und administrativen Tätigkeiten eines Unternehmens. Mit diesem Tool können Sie:

• Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen;
• Ihre Zahlungserinnerungen automatisieren;
• Zahlungsbenachrichtigungen erhalten;
• Ihre meistverkauften Dienstleistungen und Produkte speichern, um Dokumente in wenigen Sekunden zu erstellen;
• die Einsatzplanung Ihrer Mitarbeitenden verwalten;
• Ihre Einkaufsrechnungen schnell importieren;
• Dokumente mit wenigen Klicks an Ihre Buchhaltung übermitteln;
• und viele weitere Funktionen nutzen.

Rechnen Sie Ihre Dienstleistungen nach Stunden ab? Aktivieren Sie das Timesheet, um Ihrer Kundschaft präzise Rechnungen zu stellen. Diese administrative Vereinfachung gibt Ihnen zusätzliche Zeit für Ihre beruflichen Projekte.

Zusammenfassung: die administrative Organisation von Selbstständigen

Damit Ihre Administration auf dem aktuellen Stand bleibt und Sie einen freien Kopf behalten, empfiehlt Sequence Ihnen:

1. Planen Sie administrative Fristen vorausschauend, indem Sie alle Aufgaben auflisten und anschliessend in Ihren Jahreskalender aufnehmen.
2. Gehen Sie sorgfältig vor, indem Sie Ihre Dokumente an einem zentralen Ort (wie Sequence) aufbewahren und bei Partnern, Ihrer Kundschaft oder öffentlichen Verwaltungen nachfassen, wenn diese bei Ihren Anliegen in Verzug sind.
3. Nutzen Sie ein Tool zur Unternehmensverwaltung wie Sequence, um jeden Monat Stunden bei Ihren administrativen Aufgaben zu sparen. Testen Sie es 14 Tage lang kostenlos.