Architekten und Ingenieure in der Romandie: 3 KMU, die ihren administrativen Zeitaufwand auf ein Viertel reduziert haben

Das Wichtigste in 3 Punkten:

• Ein Architektur- oder Ingenieurbüro in der Westschweiz wendet durchschnittlich 25 bis 35 % seiner gesamten Arbeitszeit für administrative Aufgaben auf: Rechnungsstellung, Projektverfolgung, Buchhaltungsabstimmungen (Quelle: Umfrage SIA / USIC 2023).
• Die drei hier vorgestellten KMU haben dieselben drei Hebel genutzt: mit den Projektstunden verknüpfte Rechnungsstellung, automatisierte Buchungserfassung und Zentralisierung der Finanzflüsse auf einer einzigen Plattform.
• Nach 12 Monaten zeigen die beobachteten Durchschnittsergebnisse eine Reduktion des Zeitaufwands für die Rechnungsstellung um 75 % und für die Finanzüberwachung um 50 %. Damit liegt der administrative Anteil unter 8 % der gesamten Arbeitszeit.

In den Architektur- und Ingenieurbüros der Romandie ist die Situation paradox: Hochqualifizierte Fachkräfte verbringen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitswoche mit Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Bankabstimmungen. Ein passendes ERP für Architekten und Ingenieure in der Schweiz zu finden, das dieser Realität gerecht wird – also langfristige Projekte, aufeinanderfolgende Akontozahlungen und interdisziplinäre Teams verwalten kann –, bleibt für viele KMU der Branche eine Herausforderung. Wir haben drei von ihnen getroffen. Hier erfahren Sie, was sie verändert haben, was es sie gekostet hat und welchen Nutzen sie nach zwölf Monaten daraus ziehen.

Warum ist der administrative Aufwand für Architekten und Ingenieure so hoch?

Planungsbüros sind keine Handelsbetriebe. Ihre Rechnungsstellung ist von Natur aus komplex: Sie basiert auf langfristigen Mandaten (bei einem Immobilienprojekt manchmal 2 bis 5 Jahre), klar getrennten Arbeitsphasen (Vorprojekt, Projekt, Ausführung, Bauleitung), Honoraren nach SIA-Norm 102/103 und gestaffelten Akontozahlungen.

Konkret bedeutet das:

• Rechnungen auf Basis des Zeitaufwands, was eine genaue Erfassung der Stunden pro Mitarbeitenden, Projekt und Phase erfordert.
• Häufige Anpassungen: Eine ursprüngliche Offerte kann im Laufe eines Mandats 5 bis 10 Mal geändert werden.
• Multiprojektmanagement: Ein Büro mit 12 Personen betreut typischerweise 15 bis 30 Mandate gleichzeitig.
• Strenge Anforderungen an das Treuhandwesen: Die Buchhaltung muss angefangene Arbeiten (WIP), Rückstellungen und nach Projektfortschritt erfasste Erträge abbilden.

Laut einer Umfrage des SIA (Schweizerischer Ingenieur- und Architektenverein) aus dem Jahr 2023 wenden Selbstständige und kleine Unternehmen der Branche zwischen 25 und 35 % ihrer Zeit für die Administration auf. Für ein Büro mit 10 Personen, das durchschnittlich CHF 150 pro Stunde verrechnet, entspricht dies Opportunitätskosten in der Grössenordnung von CHF 300'000 bis CHF 400'000 pro Jahr.

Fall 1: ein Architekturbüro mit 12 Personen in Genf (GE)

Dieses Genfer Büro ist auf die Renovation historischer Gebäude und Neubauten spezialisiert und beschäftigt 12 Mitarbeitende: 7 Architekten, 2 Zeichner, 1 Projektleiterin, 1 administrative Assistentin und 1 Gründungspartner.

Die Ausgangslage

Die Rechnungsstellung erfolgte in Excel. Jeder Architekt übermittelte seine Stunden per E-Mail an die administrative Assistentin, die sie vor der Rechnungsstellung manuell zusammenführte. Die Abstimmung mit der Buchhaltung (geführt von einem externen Treuhandunternehmen) fand einmal pro Monat statt, mit einem durchschnittlichen Abstand von 6 Wochen zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang.

Der Gründer schätzte, dass er 2 Tage pro Woche mit finanziellen Aufgaben verbrachte: Stundenfreigabe, Zahlungserinnerungen an Kunden, Austausch mit dem Treuhandunternehmen und Liquiditätskontrolle.

Was sich geändert hat

Das Büro wechselte im März 2025 zu Sequence. Die drei wichtigsten Änderungen:

1. Integrierte Zeiterfassung: Alle Mitarbeitenden erfassen ihre Stunden direkt auf der Plattform, zugeordnet zum jeweiligen Projekt und zur entsprechenden SIA-Phase.
2. Halbautomatische Rechnungsstellung: Akontorechnungen werden aus den freigegebenen Stunden zum vertraglich vereinbarten Stundensatz erstellt. Die Assistentin muss sie nur noch prüfen und versenden.
3. Synchronisierte Buchhaltung: Die Buchungen werden automatisch erstellt, und das Treuhandunternehmen greift für die vierteljährliche Prüfung auf dieselbe Umgebung zu.

Ergebnisse nach 12 Monaten

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Fall 2: ein Bauingenieurbüro im Kanton Waadt (VD)

Dieses Waadtländer Büro beschäftigt 8 Bauingenieure und 3 Techniker. Es ist hauptsächlich in den Bereichen Kunstbauten, Tragwerke und Erdbebeningenieurwesen tätig. Seine Kundschaft entfällt zu 60 % auf öffentliche Mandate (Gemeinden, Kanton) und zu 40 % auf private Mandate.

Die Ausgangslage

Das Büro nutzte eine Projektmanagementsoftware (ohne Buchhaltung) in Kombination mit einer separaten Buchhaltungssoftware. Die beiden Systeme kommunizierten nicht miteinander. Das Ergebnis: Am Ende jedes Monats war ein ganzer Tag für die manuelle Abstimmung zwischen erfassten Stunden, ausgestellten Rechnungen und Buchhaltung nötig.

Die Rechnungsstellung von Ingenieuren in der Romandie bei öffentlichen Mandaten brachte zusätzliche Komplexität mit sich: Einhaltung kantonaler Tarife, Aufschlüsselung nach Losen und detaillierte Nachweise, die von den Bauherrschaften verlangt wurden.

Was sich geändert hat

Das Büro führte Sequence im Juni 2025 ein und ersetzte damit die beiden bisherigen Programme. Die wichtigsten Punkte:

1. Eine einzige Datenbasis: Stunden, Rechnungen und Buchhaltung in derselben Umgebung. Keine doppelte Erfassung mehr.
2. Rechnungsvorlagen nach Mandatstyp: eine Vorlage für öffentliche Mandate (mit Aufschlüsselung nach Losen), eine weitere für private Mandate (pauschal oder nach Aufwand).
3. Automatischer Export für öffentliche Bauherrschaften: Die Stundennachweise werden in dem von den kantonalen Stellen erwarteten Format erstellt.

Ergebnisse nach 12 Monaten

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Fall 3: ein interdisziplinäres Büro in Lausanne (VD)

Dieses Lausanner Büro vereint 6 Architekten, 4 Ingenieure und 2 Stadtplaner unter einem Dach, insgesamt also 18 Mitarbeitende. Es betreut gemischte Projekte (Neubau + Stadtgestaltung) und rechnet sowohl nach Aufwand als auch pauschal ab.

Die Ausgangslage

Das Büro hatte 2019 in ein branchenübergreifendes Schweizer ERP investiert. Nach 4 Jahren Nutzung fiel die Bilanz ernüchternd aus: Das Tool deckte viele Funktionen ab, aber nur unzureichend. Das Projektmanagement war auf die Industrie ausgelegt, nicht auf die Baubranche. Die Mitarbeitenden umgingen das System mit parallel geführten Tabellen.

Der Geschäftsführer fasste die Situation so zusammen: «Wir zahlten CHF 12'000 pro Jahr für ein System, das niemand wirklich nutzte. Die Architekten erfassten ihre Stunden in Excel, und die Assistentin übertrug sie anschliessend ins ERP. Das war absurd.»

Was sich geändert hat

Die Migration zu Sequence erfolgte in zwei Phasen zwischen September und November 2025:

1. Phase 1 (September): Migration der Buchhaltung und Rechnungsstellung. Import des bestehenden Schweizer KMU-Kontenplans, Einrichtung der aktiven Projekte.
2. Phase 2 (November): Einführung der Zeiterfassung für die 18 Mitarbeitenden mit einer halbtägigen Schulung vor Ort.

Ergebnisse nach 8 Monaten (Teildaten)

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Welche drei Hebel haben die drei Büros gemeinsam?

Trotz unterschiedlicher Grössen und Fachgebiete haben sich die drei KMU für dieselben strukturellen Ansätze entschieden:

1. Jede Stunde einem Projekt und einer Phase zuordnen

Das ist die Grundlage. Solange Stunden in einer von der Rechnungsstellung losgelösten Tabelle erfasst werden, explodiert der administrative Zeitaufwand. Die drei Büros haben die direkte Erfassung auf der Plattform eingeführt, mit einer Struktur aus Projekt / Phase / Mitarbeitenden, die automatisch in die Rechnungsstellung einfliesst.

2. Die doppelte Erfassung in der Buchhaltung abschaffen

In allen drei Fällen wurde die Buchhaltung separat geführt, oft von einem Treuhandunternehmen, das die Belege mit mehreren Wochen Verzögerung erhielt. Durch die Zentralisierung von Buchhaltung und Rechnungsstellung in derselben Umgebung werden die Buchungen direkt bei der Rechnungsstellung erstellt. Das Treuhandunternehmen übernimmt die Prüfung statt der Erfassung. Wie das Beispiel Fidraco zeigt, verändert dieser Wechsel von der Erfassung zur Prüfung die Rolle des Treuhandunternehmens und schafft auf beiden Seiten freie Kapazitäten.

3. Liquidität und Finanzüberwachung zentralisieren

Die drei Büros prüften früher ihr E-Banking auf der einen und ihre Buchhaltung auf der anderen Seite. Durch die Anbindung der Bankdatenströme an die Plattform erfolgt die Abstimmung laufend. Die Geschäftsleitung sieht in Echtzeit, welche Projekte rentabel sind, welche Kunden noch nicht bezahlt haben und wie viel Liquidität verfügbar ist.

Was in dieser Branche nicht funktioniert

Wir wären wenig glaubwürdig, wenn wir nur über Erfolge sprechen würden. Das haben die drei KMU und unser eigenes Team im Laufe der Einführungen gelernt:

• Ein branchenübergreifendes ERP ohne branchenspezifische Anpassung bewährt sich nicht. Die beiden Büros, die für Industrie oder Handel konzipierte Lösungen ausprobiert hatten, haben diese wieder aufgegeben. Die Struktur Projekt / Phase / Los ist spezifisch für technische Berufe. Eine Schweizer KMU-Plattform muss sich dieser Logik anpassen können, ohne das Büro zu zwingen, seine Geschäftsprozesse zu ändern.
• Die Migration historischer Daten braucht Zeit. Das Lausanner Büro benötigte für den Import von 4 Jahren Projektdaten 3 Wochen länger als geplant. Das ist kein technisches Problem, sondern eine Frage der Datenbereinigung: Die Quelldaten waren auf 14 Excel-Dateien verteilt.
• Nutzung lässt sich nicht verordnen. Die Nutzungsquote von 92 % im interdisziplinären Büro wurde nicht am ersten Tag erreicht. Es brauchte eine Schulung vor Ort, eine interne Ansprechperson (die Projektleiterin) und rund 6 Wochen, bis das gesamte Team die Plattform täglich nutzte.
• Die Zeiterfassung bleibt eine menschliche Aufgabe. Keine KI erfasst die Stunden anstelle der Mitarbeitenden. Die Plattform erleichtert die Erfassung (mobil, Erinnerungen, Projektzuordnung mit einem Klick), aber Disziplin bleibt notwendig.

Häufige Fragen

Welches ERP eignet sich für ein Architektur- oder Ingenieurbüro in der Schweiz?

Entscheidend ist die Fähigkeit der Plattform, Projekte nach Phasen (Vorprojekt, Projekt, Ausführung) zu verwalten und dabei die Zeiterfassung mit der Rechnungsstellung und Buchhaltung zu integrieren. Ein ERP für Architekten und Ingenieure in der Schweiz muss auch die SIA-Normen 102/103 und die Swissdec-Anforderungen für Löhne erfüllen. Branchenübergreifende Lösungen für Handel oder Industrie decken diese Bedürfnisse in der Regel nicht ohne aufwendige Anpassungen ab.

Wie lange dauert die Migration von Excel oder einer alten Software auf eine integrierte Plattform?

Für ein Büro mit 8 bis 18 Personen zeigen die drei hier vorgestellten Fälle eine Migrationsdauer von 4 bis 10 Wochen. Der wichtigste Faktor ist nicht die Grösse des Büros, sondern die Qualität der vorhandenen Daten: Saubere, strukturierte Daten lassen sich in 4 Wochen migrieren. Daten, die auf mehrere Excel-Dateien verteilt sind, erfordern eine vorgängige Bereinigung, die diese Frist verdoppeln kann.

Was kostet eine Finanzplattform für ein Planungsbüro mit 10 bis 20 Personen?

Die drei befragten KMU geben zwischen CHF 5'200 und CHF 7'800 pro Jahr für Sequence aus, gegenüber CHF 8'400 bis CHF 12'000 für ihre bisherigen Programme zusammen. Die Kosten hängen von der Anzahl Nutzenden und den aktivierten Modulen ab. Hinzu kommen die Kosten für die erstmalige Migration (Schulung, Datenimport), die je nach Komplexität in der Regel zwischen CHF 2'000 und CHF 5'000 liegen.

Ist die Plattform Sequence mit den SIA-Normen und öffentlichen Mandaten kompatibel?

Ja. Die Projektstruktur von Sequence ermöglicht es, Phasen nach den Normen SIA 102 (Architekten) und SIA 103 (Ingenieure) zu definieren. Für öffentliche Mandate erstellt die Plattform Stundennachweise und Aufschlüsselungen nach Losen in den Formaten, die von den kantonalen Stellen in Waadt und Genf erwartet werden. Für andere Kantone kann eine spezifische Konfiguration erforderlich sein.

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Letzte Aktualisierung: 03.07.2026